Bristol Myers Squibb Administrative Coordinator in Montreal, Quebec

Efficiently manage meeting scheduling and participants in calendar.* Prepare draft agenda for key meetings and review proposed actions follow-ups * Provide administrative support to the Director and bring/propose actions and/or solutions to ongoing projects.* Make travel arrangements aligned with company policy, and complete monthly expense report.* Provide administrative support to ELIQUIS (apixaban) Marketing Team* Organize JV brand team meetings/activities * Coordinate activities in team projects/events and close follow-ups.* Coordinate briefing form process, supply

WBS number in PAR system, process purchase orders and keep a track record for each product. Prepare and circulate contracts with JV partner and make close follow-ups.* Coordinate translation requests.

  • Coordinate rep. training meetings, accommodations and prepare material before sessions.

  • Identify efficiency improvement opportunities

Key Output and Measurements:

  1. Good relations with internal and external customers-team work

  2. Attention to details in overall work, accuracy of information, works well under pressure and in a team environment

  3. Effective prioritizing of activities

Key behaviors / competencies:

  1. Strengths across all BMS Core Behaviors, especially collaborates and drives performance

  2. Excellent English and French verbal and written communication skills

  3. Excellent judgment handling confidential information, performs administrative role with tact and professionalism

  4. Supports new ways to improve and simplify current processes / work templates

3- 5 years of experience in administrative support role D.E.C. or equivalent work experience Pharma and or Bio-Pharma experience an assetBachelors degree or current field of study in marketingBilingual (English and French)

Gérez efficacement la planification des réunions et les participants dans le calendrier.* Préparer un projet d'ordre du jour pour les réunions clés et examiner les suivis des actions proposées* Fournir un soutien administratif au Directeur et apporter / proposer des actions et / ou des solutions aux projets en cours.* Faites les arrangements de voyage alignés avec la politique de compagnie, et complétez le rapport de dépenses mensuel.* Fournir un soutien administratif à l'équipe marketing ELIQUIS (apixaban)* Organiser les réunions / activités de l'équipe de la marque JV* Coordonner les activités dans les projets d'équipe / événements et des suivis rapprochés.* Coordonner le processus de forme de briefing, fournir

  • Numéro WBS dans le système PAR, traiter les commandes d'achat et conserver un historique pour chaque produit.* Préparer et faire circuler les contrats avec le partenaire JV et faire des suivis rapprochés.* Coordonner les demandes de traduction.

  • Coordinate rep. la formation des réunions, l'hébergement et la préparation du matériel avant les séances.

  • Identifier les opportunités d'amélioration de l'efficacité

Sortie de clé et mesures:

  1. Bonnes relations avec les clients internes et externes - travail d'équipe

  2. Attention aux détails dans l'ensemble du travail, l'exactitude de l'information, fonctionne bien sous pression et dans un environnement d'équipe

  3. Priorisation efficace des activités

Comportements clés / compétences:

  1. Points forts dans tous les comportements de base de BMS, en particulier la collaboration et les performances

  2. Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais et en français

  3. Excellent jugement manipulant des informations confidentielles, accomplissant le rôle administratif avec le tact et le professionnalisme

  4. Supporte de nouvelles façons d'améliorer et de simplifier les processus / modèles de travail actuels

3- 5 ans d'expérience en soutien administratifDÉC. ou expérience de travail équivalentePharma et ou Bio-Pharma expérience un atoutBaccalauréat ou domaine d'études actuel en marketingBilingue (anglais et français)

We’re creating innovative medicines for patients fighting serious diseases. We’re also nurturing our own diverse team with inspiring work and challenging career options. No matter the role, each one of us makes a contribution. And that makes all the difference.

Bristol-Myers Squibb is an equal opportunity employer. Qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or protected veteran status.